El
Administrador de Contrato es el funcionario más importante dentro de un proceso
de contratación pública adjudicado y que cuenta con un Contrato u Orden de
Compra - Trabajo, el cual es designado por la máxima autoridad de la entidad
contratante y sus funciones son de vital importancia para poder ejecutar
de manera óptima sus atribuciones y obligaciones. El funcionario que funja como
Administrador de Contrato es quien se apodera y cuida el proceso de
contratación como un padre lo hace de su hijo, ya que vela porque todo se
desarrolle con normalidad. Hay que tener mucho cuidado con realizar un trabajo
profesional y en estricto cumnplimiento a lo detalldo en el Contrato, Orden de
Compra - Trabajo u otro documento que genere obligaciones entre las partes ya
que su omisión o no cumplimiento podría ser observado por un Ente de Control,
acarriando sus respectivas sanciones.
La
normativa que regula, direcciona, y delimita las actividade a realizar por el
Administrador de Contrato son:
El
artículo 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
indica:
“Administración
del Contrato.- Los contratos contendrán estipulaciones específicas relacionadas
con las y deberes de los administradores del contrato, así como de quienes
ejercerán la supervisión o fiscalización. En el expediente se hará constar todo
hecho relevante que se presente en la ejecución del contrato, de conformidad a
lo que se determine en el Reglamento.
Especialmente
se referirán a los hechos, actuaciones y documentación relacionados con pagos;
contratos complementarios; terminación del contrato; ejecución de garantías;
aplicación de multas y sanciones; y, recepciones”.
El
artículo 80 de la misma ley menciona:
“Responsable
de la administración del contrato.- El supervisor y el fiscalizador del
contrato son responsables de tomar todas las medidas necesarias para su
adecuada ejecución, con estricto cumplimiento de sus cláusulas, programas,
cronogramas, plazos y costos previstos.Esta responsabilidad es administrativa,
civil y penal según corresponda.”
En
concordancia con el artículo 121 del Reglamento General de la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública que indica: “Administrador del
contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa
un
administrador
del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada
una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean
necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y
sanciones a que hubiere lugar.
Si el
contrato es de ejecución de obras, prevé y requiere de los servicios de
fiscalización, el administrador del contrato velará porque ésta actúe de
acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio
contrato.”
Así mismo
la Norma de Control Interno 408-17 Administrador del contrato manifiesta:
"El
administrador del contrato velará porque la obra se ejecute de acuerdo con lo
planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecución
rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo
mediante la delegación y supervisión de esas tareas, la comunicación constante
con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicación de su autoridad
para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles
inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de sí para
lograr el éxito del proyecto.
Es
función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el
logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse información sobre su
estado. Esto con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para
informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto.
Corresponde
al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria
para que el proyecto se ejecute en forma óptima, dependiendo de la magnitud del
proyecto, se organizará una estructura de varios niveles, con un Jefe de
Fiscalización y fiscalizadores en un área específica: calidad, avance físico y
avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendría su propio personal
de apoyo y la formación necesaria para atenderla o, si la complejidad de la
obra más bien requiere de profesionales con formación en áreas distintas, como:
estructuras, arquitectura, suelos, electricidad, mecánica, etc., que se
encarguen de controlar tanto la calidad como el avance físico y financiero de
las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalización del proyecto. Además, para
la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y
autoridad de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logístico e
instrumentos de medición, requeridos para que la obra se ejecute conforme con
los objetivos definidos.
Son funciones del administrador del contrato, entre otras:
a) Velar
y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo a lo
programado;
b)
Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus
programas o campos de acción, tengan interés en participar en la etapa de
construcción del proyecto;
c)
Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera
que oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado y se comuniquen
los resultados a las autoridades institucionales competentes;
d) Velar
porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto;
e)
Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los
planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;
f)
Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la
administración cotidiana del proyecto;
g)
Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecución de la obra,
considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales,
de suministros, etc. aunque éstos no sean constructivos y definir las funciones,
responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el
apoyo logístico requerido. En el caso de fiscalización realizada por contrato,
el Administrador del Contrato debe realizar una supervisión responsable sobre
todas las labores; y,
h) Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial,
total y definitiva."
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