PRINCIPIOS Y OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA

COMPRADVICE
ASESORÍA Y CAPACITACIÓN EN CONTRATACIÓN PÚBLICA
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Ibarra - Ecuador

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Asesoría en Materia de Contratación Pública para Proveedores del Estado y Entidades Contratantes.

SERVICIOS OFERTADOS.-

• Elaboración de Pliegos para Oferentes.
• Acciones Persuasivas y Gestión de Cobro a Entidades Públicas.
• Elaboración de Pliegos para Entidades Contratantes.
• Seguimiento a Procesos de Contratación.
• Elaboración de Documentos Bases y Matrices para la Ejecución de Procesos de contratación.
• Capacitaciones para: Unidades Requirentes, Administradores de Contrato, Funcionarios Responsables de Contratación Pública, Oferentes y Funcionarios Públicos en General.
• Asesoría en procesos de Auditoria a Procesos de Contratación Pública por la Contraloría General del Estado y otros Organismos de Control.
• Apelaciones en procesos de Contratación Pública.
• Elaboración y Revisión de TDR o Especificaciones Técnicas de acuerdo a Normativa Vigente.
• Absolución de Consultas en Procesos de Contratación en todas sus Etapas de Contratación.
• Cierre de procesos en el Portal de Compras Públicas – SOCE.
• Elaboración de Contratos, Convenios Complementarios, Órdenes de Compra, Convenios Complementarios, entre otros.
• Tramitología para declaratoria de Proveedor Incumplido o Proveedor Fallido.
• Declaraciones Tributarias al SRI.
• Devolución de Impuesto a la Renta pagado en Exceso o Indebidamente. 
•  Trámites Administrativos en General.

 CONTACTOS.-

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IMPORTANCIA DE CONTAR CON CERTIFICACION PRESUPUESTARIA EN PROCESOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

Uno de los documentos habilitantes y más importantes al momento de realizar un proceso de Contratación Pública es la Certificación Presupuestaria, la cual valida, refleja y garantiza la existencia de fondos o recursos que cuenta la entidad para poder contraer obligaciones con un tercero, llamese este proveedor, contratista e incluso funcionarios (en caso de viáticos). El valor que refleja la Certificación Presupuestía deberá ser por el total de la contratación, es decir, deberá incluir el IVA.

Existe una estricta prohibición de contraer compromisos, celebrar contratos, autorizar o contraer obligaciones, sin que conste la respectiva Certificación Presupuestaria:


La normativa bajo la cual se debe guiar para su correcta utilización, emisión y compresión es conforme se detalla a continuación:

Artículos 115, 116 y 178 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, señalan:

“Art. 115.- Certificación Presupuestaria.- Ninguna entidad u organismo público podrán contraer compromisos, celebrar contratos, ni autorizar o contraer obligaciones, sin la emisión de la respectiva certificación presupuestaria.”

“Art. 116.- Establecimiento de Compromisos.- Los créditos presupuestarios quedarán comprometidos en el momento en que la autoridad competente, mediante acto administrativo expreso, decida la realización de los gastos, con o sin contraprestación cumplida o por cumplir y siempre que exista la respectiva certificación presupuestaria. En ningún caso se adquirirán compromisos para una finalidad distinta a la prevista en el respectivo presupuesto. El compromiso subsistirá hasta que las obras se realicen, los bienes se entreguen o los servicios se presten. En tanto no sea exigible la obligación para adquisiciones nacionales e internacionales, se podrá anular total o parcialmente el compromiso.”

 “Art. 178.- Sanciones por comprometer recursos públicos sin certificación presupuestaria.- Ninguna entidad u organismo público podrán contraer compromisos, celebrar contratos ni autorizar o contraer obligaciones, sin que conste la respectiva certificación presupuestaria. Los funcionarios responsables que hubieren contraído compromisos, celebrado contratos o autorizado o contraído obligaciones sin que conste la respectiva certificación presupuestaria serán destituidos del puesto y serán responsables personal y pecuniariamente.”(lo subrayado y remarcado son míos)

De acuerdo a las Normas de Control Interno de la Contralaría General de estado, especialmente a la 406-03 y 408-31, señalan:

“406-03 Contratación: Las entidades y organismos del sector público realizarán las contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.

La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una adecuada administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:

- Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.

- La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en consideración el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que regularmente toma el trámite.

- La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará en cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.

- Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisión.

- El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de adquisición.

- La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.”

“408-31 Operación.- Los planes y programas de operación deben elaborarse para que la obra funcione de manera óptima, partiendo de la certificación de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para ello. La administración debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra.

Para efectuar la programación de la operación de una obra deben considerarse:

- El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.

- El comportamiento del mercado en que se colocará el bien o servicio.

- Las características de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el bien.

- La experiencia de la institución o de otras instituciones en obras similares: este aspecto ayudará mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona información práctica sobre el funcionamiento real de una obra afín a la que se va a poner en operación.

- Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definirá la cantidad de equipos, maquinaria, personal e insumos necesarios para la operación de la obra, así como las características que éstos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitará a los futuros operarios, antes de que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento.

- Los factores externos que inciden en la operación de la obra, como: las labores de mantenimiento programadas, las variaciones y el incremento del tráfico, el presupuesto dispuesto por la entidad para la operación de la obra, etc.”

Conforme lo determina la Codificación y Actualización de las Resoluciones Emitidas por el Servicio Nacional de Contratación Pública, Resolución Nro. RE-SERCOP-2016-0000072, en sus artículos  133 y 151, señalan:

“Art. 133.- Certificación presupuestaria.- Las entidades contratantes, para asegurar los pagos y previo a la publicación de los procedimientos, deberán prever las partidas presupuestarias correspondientes a bienes y/o servicios de acuerdo a lo previsto en el Acuerdo Ministerial No. 189 de 28 de junio de 2013 emitido por el Ministerio de Finanzas, referente a "Normas Técnicas de Emisión de la Certificación Presupuestaria y Revalorización de Activos para la aplicación del Principio de Vigencia Tecnológica en la Adquisición, Arrendamiento y Prestación de Servicios en los que se requiera de Equipos Informáticos, Equipos de Impresión, Vehículos y Equipos Médicos, (Proyectores)" o el que se emita para el efecto.

En caso que la entidad contratante considere necesario la entrega de un valor por anticipo, éste deberá calcularse sobre el valor del bien más no por los servicios de mantenimiento. En este caso el proveedor deberá obligatoriamente presentar una garantía de acuerdo a lo previsto en el artículo 75 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Por ningún motivo, la entidad contratante podrá otorgar anticipos por el valor correspondiente a la prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo.”

“Art. 151.- Monto de la certificación presupuestaria.- Monto de la certificación presupuestaria.- Las entidades contratantes para la emisión de la(s) certificación(es) de disponibilidad presupuestaria, deberán considerar el monto total del presupuesto referencial y el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado, a fin de contar con los recursos económicos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.”

En consideración a todo lo señalado anteriormente, se puede denotar la importancia vital de contar con Certificación Presupuestaria, previo a contraer compromisos, celebrar contratos, autorizar o contraer obligaciones, realizar adquisiciones o contratar servicios, siendo de total responsabilidad del funcionario que lo realice asumir las responsabilidades y sanciones respectivas que amerite; de igual manera, contar con la respectiva autorización de la máxima autoridad previa la adquisición, ejecución de obra  o contratación de servicio incluido el de consultoría, por medio de Ínfima Cuantía, Régimen Especial, Subasta Inversa Electrónica, Menor Cuantía de Obras, etc.. Procesos normados en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento, Resoluciones y demás leyes conexas a la misma.

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EL ADMINISTRADOR DE CONTRATO

 

El Administrador de Contrato es el funcionario más importante dentro de un proceso de contratación pública adjudicado y que cuenta con un Contrato u Orden de Compra - Trabajo, el cual es designado por la máxima autoridad de la entidad contratante y  sus funciones son de vital importancia para poder ejecutar de manera óptima sus atribuciones y obligaciones. El funcionario que funja como Administrador de Contrato es quien se apodera y cuida el proceso de contratación como un padre lo hace de su hijo, ya que vela porque todo se desarrolle con normalidad. Hay que tener mucho cuidado con realizar un trabajo profesional y en estricto cumnplimiento a lo detalldo en el Contrato, Orden de Compra - Trabajo u otro documento que genere obligaciones entre las partes ya que su omisión o no cumplimiento podría ser observado por un Ente de Control, acarriando sus respectivas sanciones.

La normativa que regula, direcciona, y delimita las actividade a realizar por el Administrador de Contrato son:

 

El artículo 70 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública indica:

“Administración del Contrato.- Los contratos contendrán estipulaciones específicas relacionadas con las y deberes de los administradores del contrato, así como de quienes ejercerán la supervisión o fiscalización. En el expediente se hará constar todo hecho relevante que se presente en la ejecución del contrato, de conformidad a lo que se determine en el Reglamento.

Especialmente se referirán a los hechos, actuaciones y documentación relacionados con pagos; contratos complementarios; terminación del contrato; ejecución de garantías; aplicación de multas y sanciones; y, recepciones”.

El artículo 80 de la misma ley menciona:

“Responsable de la administración del contrato.- El supervisor y el fiscalizador del contrato son responsables de tomar todas las medidas necesarias para su adecuada ejecución, con estricto cumplimiento de sus cláusulas, programas, cronogramas, plazos y costos previstos.Esta responsabilidad es administrativa, civil y penal según corresponda.”

En concordancia con el artículo 121 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública que indica: “Administrador del contrato.- En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un

administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.

Si el contrato es de ejecución de obras, prevé y requiere de los servicios de fiscalización, el administrador del contrato velará porque ésta actúe de acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato.”

Así mismo la Norma de Control Interno 408-17 Administrador del contrato manifiesta:

"El administrador del contrato velará porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecución rutinaria de las tareas que aseguren su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegación y supervisión de esas tareas, la comunicación constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicación de su autoridad para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al personal con el fin de que brinde lo mejor de sí para lograr el éxito del proyecto.

Es función del administrador del contrato establecer un sistema que evalúe el logro de los objetivos, mediante el cual pueda obtenerse información sobre su estado. Esto con el fin de tomar oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el desarrollo del proyecto.

Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que el proyecto se ejecute en forma óptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizará una estructura de varios niveles, con un Jefe de Fiscalización y fiscalizadores en un área específica: calidad, avance físico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendría su propio personal de apoyo y la formación necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra más bien requiere de profesionales con formación en áreas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos, electricidad, mecánica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance físico y financiero de las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalización del proyecto. Además, para la estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la conforman y finalmente, obtener el apoyo logístico e instrumentos de medición, requeridos para que la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.

Son funciones del administrador del contrato, entre otras:

a) Velar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo a lo programado;

b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razón de sus programas o campos de acción, tengan interés en participar en la etapa de construcción del proyecto;

c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que oportunamente se obtenga información exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las autoridades institucionales competentes;

d) Velar porque se efectúen evaluaciones periódicas del proyecto;

e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;

f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administración cotidiana del proyecto;

g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecución de la obra, considerando todos los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque éstos no sean constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo, proporcionar el apoyo logístico requerido. En el caso de fiscalización realizada por contrato, el Administrador del Contrato debe realizar una supervisión responsable sobre todas las labores; y,

h) Intervenir en las actas de entrega recepción provisional, parcial, total y definitiva."

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